Gestion des rendez-vous

Question

Laurence Rigaut · Accepted Answer

prendre un rendez-vous	renseigner toutes les champs (voir capture d'écran ci-dessous) * Attention au numéro de portable : le patient recevra le code sur ce numéro. * Attention à l'adresse mail : elle peut servir en cas de réclamation. * Attention au code postal : il sert à remplir le CRM et ainsi permet aux municipalité de savoir d'où viennent les patients. * Bien faire la différence entre patient / maintenance / nettoyage * ne pas hésiter à mettre des commentaires, si besoin.
rendez-vous annulé	* le patient a lui-même annulé son rendez-vous. * Vigilance 1 a la possibilité d'annuler un rendez-vous : le RDV précédent a du retard / demande faite par téléphone /	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d'état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous annulé automatiquement	* en cas de retard du patient précédent, envoi de sms automatique : "Votre rendez-vous pour le xx/xx/2025 à xx:00 à la Box Médicale --------- est annulé, un opérateur va vous contacter pour planifier un nouveau rendez-vous." * "Vous ne vous êtes pas présenté à votre rendez-vous du xx/xx/2025 à xx:xx, il est donc annulé."	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d'état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous non confirmé	un rendez-vous est noté "non confirmé" lorsque le patient n'a pas confirmé ce rendez-vous avec le code reçu par sms : "Voici le code pour valider votre rendez-vous : (5lettres) Vous disposez de 15 minutes pour confirmer votre rendez-vous avant que votre demande s'annule".	Vigilance Niv. 1 ne peut pas valider. Il faut annuler le rendez-vous et en créer un autre pour que la patient puisse recevoir le code.
rendez-vous immédiat	même démarche que pour prendre un RDV à distance mais il faut préciser au patient le temps qu'il a pour utiliser le code. Si le temps paraît insuffisant, prendre un RDV à une heure "pleine"	il faut savoir qu'il y a un délai de quelques secondes pour que le logiciel envoi le code à la box concernée.
rendez-vous état incorrect		Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d'état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous spécialiste	* un créneau de 2H est prévu. * on ne peut pas prendre de RDV spécialiste par téléphone. * un champ "Nom du spécialiste" grisé doit être renseigné par le nom de la Box Médicale.	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d'état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.

prendre un rendez-vous	renseigner toutes les champs (voir capture d’écran ci-dessous) * Attention au numéro de portable : le patient recevra le code sur ce numéro. * Attention à l’adresse mail : elle peut servir en cas de réclamation. * Attention au code postal : il sert à remplir le CRM et ainsi permet aux municipalité de savoir d’où viennent les patients. * Bien faire la différence entre patient / maintenance / nettoyage * ne pas hésiter à mettre des commentaires, si besoin.
rendez-vous annulé	* le patient a lui-même annulé son rendez-vous. * Vigilance 1 a la possibilité d’annuler un rendez-vous : le RDV précédent a du retard / demande faite par téléphone /	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d’état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous annulé automatiquement	* en cas de retard du patient précédent, envoi de sms automatique : « Votre rendez-vous pour le xx/xx/2025 à xx:00 à la Box Médicale ——— est annulé, un opérateur va vous contacter pour planifier un nouveau rendez-vous. » * « Vous ne vous êtes pas présenté à votre rendez-vous du xx/xx/2025 à xx:xx, il est donc annulé. »	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d’état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous non confirmé	un rendez-vous est noté « non confirmé » lorsque le patient n’a pas confirmé ce rendez-vous avec le code reçu par sms : « Voici le code pour valider votre rendez-vous : (5lettres) Vous disposez de 15 minutes pour confirmer votre rendez-vous avant que votre demande s’annule ».	Vigilance Niv. 1 ne peut pas valider. Il faut annuler le rendez-vous et en créer un autre pour que la patient puisse recevoir le code.
rendez-vous immédiat	même démarche que pour prendre un RDV à distance mais il faut préciser au patient le temps qu’il a pour utiliser le code. Si le temps paraît insuffisant, prendre un RDV à une heure « pleine »	il faut savoir qu’il y a un délai de quelques secondes pour que le logiciel envoi le code à la box concernée.
rendez-vous état incorrect		Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d’état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.
rendez-vous spécialiste	* un créneau de 2H est prévu. * on ne peut pas prendre de RDV spécialiste par téléphone. * un champ « Nom du spécialiste » grisé doit être renseigné par le nom de la Box Médicale.	Avertir Vigilance Niv. 2 en cas d’état du RDV incorrect dès que possible pour modification manuelle.